FI­BU: E-Rechnung

Ab dem 1.1.2025 müs­sen in Deutsch­land al­le Ge­wer­be­trei­ben­den (au­ßer steu­er­recht­li­chen Klein­un­ter­neh­mern) in der La­ge sein, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu emp­fan­gen und irgendwie zu ver­ar­bei­ten. Be­reits seit dem 27.11.2020 neh­men Bun­des­be­hör­den Rech­nun­gen ab ei­nem Net­to­be­trag von min­des­tens 1000 Eu­ro nur noch in elek­tro­ni­scher Form ent­ge­gen. An­de­re öf­fent­li­che Ein­rich­tun­gen sind dem seit­her ge­folgt. Wäh­rend in "B2G"-Be­zie­hun­gen meist das For­mat "XRech­nung" vor­ge­schrie­ben ist, hat sich in "B2B"- und "B2C"-Be­zie­hun­gen das For­mat "ZUGFeRD" bewährt, da es hier zu­sätz­lich zum ma­schi­nen­les­ba­ren Da­ten­teil auch noch ei­ne mensch­lich les­ba­re Ver­sion der Rech­nung gibt.

Zur Vi­su­ali­sie­rung von XRech­nun­gen gibt es kos­ten­lo­se Web­diens­te, z.B. den des Baye­ri­schen Staats­mi­nis­te­ri­ums für Di­gi­ta­les (»HIER«, ex­ter­ner Link). ZUGFeRD-Rech­nun­gen wer­den im For­mat "PDF/A-3" er­stellt und sind mit jedem PDF-Be­trach­ter vi­su­ali­sier­bar (die ma­schi­nen­les­ba­re Rech­nungs­ver­sion ist hier ei­ne in­te­grier­te Da­tei na­mens "factur-x.xml", die Sie z.B. im "Ado­be Re­a­der" se­hen, wenn Sie links im Na­vi­ga­tions­fens­ter auf die Bü­ro­klam­mer klicken). Bei ZUGFeRD-Rech­nun­gen kann der Rech­nungs­emp­fän­ger frei ent­schei­den, ob er zur Ver­bu­chung den mensch­lich les­ba­ren Teil oder den XML-Teil be­nutzt. Bei bei­den E-Rech­nungs-For­men kann man nach der Vi­su­ali­sie­rung die re­le­van­ten Da­ten per "Copy/Paste" in sein Buch­hal­tungs­sys­tem über­tra­gen, so­fern die­ses selbst noch kei­ne E-Rech­nun­gen ver­ar­bei­ten kann.

Zum Er­stel­len von E-Rech­nun­gen ha­ben wir ei­nen Web­ser­vice ent­wickelt, den Sie kos­ten­los und ano­nym nut­zen kön­nen. Er er­stellt al­le gän­gi­gen Rech­nungs­ar­ten im Format "ZUGFeRD" (in der ak­tu­el­len Ver­sion 2.3.2); ggf. mit ei­nem zu­sätz­li­chem Lie­fer­schein als ein­fa­cher PDF-Da­tei. Zu­sätz­lich wird noch ei­ne XRech­nung (in der ak­tu­el­len Ver­sion 3.0.2) als rei­ne XML-Datei ge­ne­riert, so­fern die Vo­raus­set­zun­gen für die­ses ein­ge­schränk­te Rech­nungs­for­mat er­füllt sind. Un­se­re ZUGFeRD-Rech­nun­gen be­sit­zen im Da­ten­teil nor­ma­ler­wei­se das Pro­fil "EN 16931 (COMFORT)". Nur dann, wenn der Re­chnungs­em­pfän­ger vom Leis­tungs­em­pfän­ger ab­weicht oder wenn Sie er­gän­zend zur Be­stell­num­mer der zu­grun­de lie­gen­den Be­stel­lung auch das Be­stell­da­tum an­ge­ben wol­len, muss der XML-Teil im auf­wän­di­ge­ren Pro­fil "EXTENDED" ge­ne­riert wer­den.

Als Bei­spiel kön­nen Sie »HIER« die­je­ni­ge ZUGFeRD-Da­tei an­se­hen, wel­che ent­steht, wenn Sie in un­se­rem Web­ser­vice ein­gangs die Al­ter­na­ti­ve "Vor­be­le­gung mit auf­wän­di­gen Test­da­ten" aus­wäh­len und sich dann oh­ne Än­de­run­gen durch die Schrit­te der Rech­nungs­er­stel­lung hin­durch­klicken. Aus o.g. Grün­den gilt für die­se Test­rech­nung das "EXTENDED"-Pro­fil. An­mer­kung: Un­ser Web­ser­vice for­ma­tiert die Da­tums­an­ga­ben und Zah­len im sicht­ba­ren Teil der Rech­nung au­to­ma­tisch nach den Ge­pflo­gen­hei­ten des Staa­tes des Rech­nungs­em­pfän­gers. In un­se­rer Test­rech­nung ist dies die Schweiz, wes­halb Zah­len mit De­zi­mal­punkt und Tau­sen­der-Hoch­kom­ma dar­ge­stellt wer­den. Im XML-Teil be­sit­zen sie hin­ge­gen stets ei­nen De­zi­mal­punkt, je­doch kei­ne Tau­sen­der­tren­nung - und auch die Da­tums­an­ga­ben ha­ben dort ein län­der­un­ab­hän­gi­ges For­mat.

Wir ha­ben un­se­ren Web­ser­vi­ce in ers­ter Li­nie für ei­ge­ne Zwecke ge­schaf­fen, wes­halb er nicht al­le Fein­hei­ten des Rech­nungs­we­sens und auch nicht al­le Mög­lich­kei­ten des ZUGFeRD-Stan­dards ab­deckt. Au­ßer­dem kön­nen nur wir selbst dort Da­ten als Rech­nungs-Vor­be­le­gung spei­chern. An­de­re Nut­zer müs­sen ih­re Da­ten also stets neu ein­ge­ben (ma­nu­ell oder über die Zwi­schen­ab­la­ge ein­zeln in die Fel­der hi­nein­ko­pie­ren). Für Power­user und Soft­ware­ent­wick­ler bie­ten wir zu­sätz­lich auch ei­nen Au­to­ma­tik­mo­dus an, der je­doch nicht mehr kos­ten­los ist. Klicken Sie nun al­so »HIER«, um zu un­se­rem Gra­tis-Webservice zu wech­seln.